Onbetaalde huur voor een kot: wat mag je als verhuurder?

Voorkom achterstand met duidelijke afspraken

Veel betalingsproblemen beginnen bij vage afspraken. Leg in het huurcontract vast hoeveel de student betaalt, op welke rekening en tegen wanneer. Het Vlaams modelhuurcontract voor studentenverblijven bepaalt bijvoorbeeld dat de huur uiterlijk binnen de vijf kalenderdagen na het begin van de huurmaand betaald moet worden, door overschrijving met een vermelding die je zelf invult. Wat er verder in het contract moet staan, lees je in onze gids over het huurcontract voor een kot.

• Vaste vervaldag: één datum per maand, liefst voor alle koten dezelfde, zodat je meteen ziet wie te laat is.
• Vaste betaalreferentie per kot en per huurder, zodat elke betaling zonder twijfel bij de juiste student terechtkomt.
• Doorlopende opdracht of domiciliëring: stel voor dat de student, of wie de huur betaalt, een doorlopende betalingsopdracht instelt of een domiciliëring ondertekent. Dan hangt de betaling niet af van een handeling elke maand.
• Weet wie betaalt: betalen de ouders de huur, noteer dan van welke rekening de betalingen komen. Dat voorkomt verwarring, maar maakt de ouders daarmee nog geen partij bij het contract.
• Volg op in de eerste dagen na de vervaldag: hoe sneller je een gemiste betaling opmerkt, hoe kleiner de achterstand en hoe makkelijker het gesprek.
• Reken correct: pas je de huur aan via indexatie, controleer dan de berekening. Een betwist bedrag maakt elke herinnering zwakker. Zie huurindexatie berekenen.

Praat eerst met de student

Een gemiste betaling is niet altijd onwil. Een studietoelage die later uitbetaald wordt, een studentenjob die wegvalt of een probleem thuis: vaak weet je na een kort gesprek waar je staat. Vraag wat er aan de hand is en wanneer de student kan betalen. Maak je een afbetalingsregeling, leg die dan schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een e-mail met de bedragen en de data.

Studenten met financiële problemen kunnen terecht bij de sociale dienst van hun onderwijsinstelling. Bij KU Leuven biedt Stuvo bijvoorbeeld een voorschot op de studietoelage als de uitbetaling te lang op zich laat wachten, een eigen toelage en een renteloze lening. Andere universiteiten en hogescholen hebben vergelijkbare studentenvoorzieningen. Wijs de student daar gerust op: het helpt hem, en het helpt jou om je huur te krijgen.

Volgens vlaanderen.be kunnen huurder en verhuurder ook proberen de achterstand weg te werken met hulp van het OCMW. Het OCMW kan daarvoor een tussenkomst van het Fonds ter bestrijding van de uithuiszettingen aanvragen wanneer het een huurder begeleidt bij de afbetaling van achterstallige huur. Of dat in een concreet geval kan, beslist het OCMW.

Van herinnering tot aangetekende ingebrekestelling

Blijft betaling uit, bouw de opvolging dan stap voor stap op. Zo geef je de student telkens een kans en stel je tegelijk een dossier samen dat later bij de vrederechter overtuigt. De Vlaamse overheid wijst er zelf op dat een duidelijk systeem met meerdere waarschuwingen vóór een vordering tot ontbinding tot een sterker dossier leidt.

Interest. Bij laattijdige betaling van een geldschuld zoals huur is interest aan de wettelijke interestvoet verschuldigd vanaf de dag van de ingebrekestelling, tenzij de wet of het contract die interest automatisch laat lopen (artikel 5.240 Burgerlijk Wetboek). Je aangetekende ingebrekestelling doet dus ook de interest lopen. Je mag in het contract een eigen verwijlinterest of een forfaitaire schadevergoeding afspreken, maar de rechter kan zo'n beding matigen als het kennelijk onredelijk is. Een bedongen verwijlinterest kan hij daarbij niet onder de wettelijke interest brengen. De FOD Financiën maakt de wettelijke interestvoet elk jaar bekend.

• Vriendelijke herinnering, kort na de vervaldag: per e-mail of bericht, met het bedrag, de maand en de betaalreferentie.
• Formele herinnering: heeft de eerste geen resultaat, stuur dan een tweede met een concrete uiterste datum en de melding dat je anders verdere stappen zet.
• Aangetekende ingebrekestelling: een aangetekende brief waarin je duidelijk betaling eist, met een overzicht van de openstaande maanden, het totaalbedrag, een redelijke termijn en het rekeningnummer. Vlaanderen.be noemt het aangetekend schrijven uitdrukkelijk als manier om een huurder bij wanbetaling aan te manen, en de aangetekende zending geeft je een bewijs van de verzending en de datum.
• Volgende stap: blijft betaling nog altijd uit, dan kun je een verzoening vragen of een procedure starten bij de vrederechter.

Wat je als verhuurder niet mag doen

Hoe frustrerend een achterstand ook is, eigenrichting is uitgesloten. De verhuurder mag de huurder niet zelf uit de woning zetten en kan het contract ook niet zelf ontbinden. Bovendien moet je de student het rustig genot van het kot geven zolang de huur loopt. Die verplichting uit artikel 1719 van het oud Burgerlijk Wetboek geldt ook voor studentenhuur. Wie toch zelf ingrijpt, schendt zelf het contract en verzwakt zijn positie bij de vrederechter. Dit mag dus niet:

• De sloten vervangen of de student op een andere manier de toegang tot het kot ontzeggen.
• Elektriciteit, verwarming, water of internet afsluiten om druk te zetten.
• Spullen van de student weghalen, inhouden of buitenzetten.
• Zonder toestemming het kot binnengaan, behalve bij overmacht.
• Het contract als beëindigd beschouwen, ook niet op basis van een clausule die het bij wanbetaling automatisch zou ontbinden. Zo'n clausule is niet geldig.
• De student uit het kot laten zetten zonder vonnis. Een uithuiszetting gebeurt alleen op basis van een vonnis, uitgevoerd door een gerechtsdeurwaarder.

Ontbinding: alleen de vrederechter beslist

Als verhuurder kun je een studentenhuurovereenkomst niet vroegtijdig opzeggen. Bij wanprestatie, zoals huurachterstand, kun je wel de ontbinding van het contract vragen aan de vrederechter. Een beding dat het contract automatisch ontbindt bij wanbetaling, een uitdrukkelijk ontbindend beding, is verboden door artikel 1762bis van het oud Burgerlijk Wetboek en geldt dus niet. Meer over de regels voor het einde van een kotcontract lees je in onze gids over het huurcontract voor een kot.

Het decreet bepaalt niet vanaf hoeveel maanden achterstand de rechter het contract ontbindt. De rechter geeft de huurder in principe eerst een termijn om zijn verplichtingen alsnog na te komen. Volgens vlaanderen.be wordt algemeen aangenomen dat vrederechters de huurovereenkomst ontbinden zodra er drie maanden huurachterstand is. Dat is een vuistregel uit de praktijk, geen wettelijke drempel.

Wordt het contract ontbonden door de fout van de student, dan moet die volgens artikel 1760 van het oud Burgerlijk Wetboek de huur betalen voor de tijd die nodig is om het kot opnieuw te verhuren, bovenop de achterstallige huur en een eventuele schadevergoeding.

Hou ook de einddatum in het oog. Een studentenhuurovereenkomst eindigt automatisch op de einddatum in het contract. Loopt het contract binnenkort af, dan volstaat het soms om enkel de betaling van de achterstand te vorderen. Blijft de student na de einddatum tegen je wil in het kot, dan mag je hem ook dan niet zelf buitenzetten.

De procedure bij de vrederechter

Voor geschillen over een studentenhuurovereenkomst is altijd de vrederechter van de plaats waar het kot ligt bevoegd, ongeacht het bedrag. Een arbitrageclausule in het contract is nietig. Gebruik je het Vlaams modelhuurcontract, dan spreken jullie bovendien af om een geschil eerst voor te leggen aan de huisvestingsdienst van de onderwijsinstelling, voor je naar de rechtbank stapt.

Vóór een procedure kun je een minnelijke verzoening vragen. Je legt daarvoor op de griffie van het vredegerecht een eenvoudig verzoekschrift neer waarin je het geschil omschrijft. Die verzoeningsprocedure is kosteloos, en de partijen zijn niet verplicht te verschijnen of een akkoord te sluiten. Komen jullie tot een akkoord, dan maakt de rechter een proces-verbaal van verzoening op dat de kracht van een vonnis heeft. Ook in een gewone procedure probeert de vrederechter de partijen altijd eerst te verzoenen. Pas als dat niet lukt, wordt de zaak ten gronde behandeld.

Een procedure start je met een verzoekschrift dat je, zelf of via een advocaat, op de griffie neerlegt, of met een dagvaarding door een gerechtsdeurwaarder. Het verzoekschrift moet op straffe van nietigheid onder meer de datum, de naam, geboortedatum en woonplaats van jou en van de student, het onderwerp en een korte samenvatting van je vordering en je handtekening bevatten. Je voegt een getuigschrift van woonplaats en geboortedatum van de student en een attest van gezinssamenstelling toe, af te halen bij het gemeentebestuur. Omdat het kot niet de hoofdverblijfplaats van de student is, is zijn woonplaats meestal het adres van zijn ouders.

In het verzoekschrift vermeld je wat je vraagt: betaling van de achterstallige huur met interest, eventueel de ontbinding en de ontruiming, de vrijgave van de huurwaarborg in jouw voordeel en de veroordeling van de student tot de gerechtskosten. Bij een procedure horen kosten zoals rolrecht en een bijdrage aan het Begrotingsfonds voor de juridische tweedelijnsbijstand; de rechter beslist in het vonnis wie ze draagt. De griffier roept de partijen per gerechtsbrief op voor een zitting binnen vijftien dagen na de inschrijving van het verzoekschrift. Een uithuiszetting kan in principe pas een maand na de betekening van het vonnis uitgevoerd worden, en de gerechtsdeurwaarder verwittigt de bewoner minstens zeven kalenderdagen vooraf van de werkelijke datum.

Neem op de zitting al je stukken mee, genummerd en met een inventaris. Vredegerechten raden onder meer aan:

• het huurcontract en het bewijs van registratie (zie huurcontract registreren via MyRent);
• de plaatsbeschrijving en het bewijs van de huurwaarborg;
• je herinneringen en de aangetekende ingebrekestelling;
• een chronologisch overzicht van de vervallen huurgelden en alle (deel)betalingen.

Huurwaarborg, ouders en borg

De huurwaarborg dient om de verplichtingen van de student te waarborgen, ook de betaling van de huur. Wanneer je er effectief aan kunt, hangt af van waar hij staat. Op een geblokkeerde rekening op naam van de student geeft de bank het geld alleen vrij op basis van een schriftelijk akkoord van beide partijen, ten vroegste opgesteld bij het einde van de huur, of op basis van een rechterlijke beslissing. Je kunt de vrederechter dus vragen de waarborg in jouw voordeel vrij te geven. Staat de waarborg op jouw rekening, dan verreken je openstaande huur bij het einde van de huur en betwist je de teruggave binnen drie maanden na het vertrek van de student met een aangetekende brief. Met maximaal twee maanden huur dekt de waarborg bovendien zelden een grote achterstand. Meer in onze gids over de huurwaarborg voor een kot.

Ouders zijn niet automatisch partij bij het huurcontract van hun kind, ook niet als zij de huur betalen. Wil je hen zelf kunnen aanspreken, dan moeten ze zich daartoe verbonden hebben, bijvoorbeeld door het contract mee te ondertekenen of als borg. Het Vlaams modelhuurcontract voorziet dat de wettelijk vertegenwoordiger van de student mee in de huurovereenkomst kan worden opgenomen. Is de student minderjarig, dan wordt hij bij het sluiten van het contract best vertegenwoordigd door zijn ouders of voogd.

Voor huurcontracten voor een hoofdverblijfplaats bepaalt het decreet uitdrukkelijk dat de waarborg, met akkoord van de verhuurder, ook een borgstelling door een natuurlijke persoon kan zijn. De regeling voor studentenhuur vermeldt die vorm niet: daar gaat het om een geldsom of een zakelijke zekerheidstelling van maximaal twee maanden huur. Wil je een borgstelling door de ouders opnemen, laat de formulering dan nakijken door een jurist, zodat ze niet ingaat tegen de dwingende regels voor studentenhuur.

Gerechtsdeurwaarder, uitvoering en verjaring

Een gerechtsdeurwaarder komt op twee momenten in beeld: om de student te dagvaarden als je de procedure niet met een verzoekschrift start, en om het vonnis te betekenen en uit te voeren. Betaalt de student na het vonnis nog altijd niet, dan kan de gerechtsdeurwaarder het vonnis gedwongen uitvoeren, bijvoorbeeld door beslag te leggen. Ook een vonnis tot ontruiming voert hij uit, binnen de termijnen die hierboven staan.

Wacht niet te lang. Volgens vlaanderen.be kan de verhuurder na vijf jaar niet meer vragen om de huurachterstand te betalen. Die termijn volgt uit artikel 2277 van het oud Burgerlijk Wetboek, dat geldt voor alles wat betaalbaar is per jaar of per kortere termijn, zoals maandelijkse huur. In de praktijk is een kleine achterstand bovendien veel makkelijker op te lossen dan een grote.

Deze gids gaat over koten in Vlaanderen. Brussel en Wallonië hebben eigen regels voor studentenhuur: Brussel in de Brusselse Huisvestingscode, Wallonië in het Waals decreet van 15 maart 2018 betreffende de woninghuurovereenkomst. Ook daar ga je voor huurgeschillen naar de vrederechter, maar onder meer de regels over de waarborg en de procedure verschillen. Verhuur je in een van die gewesten, check dan de regels daar apart.

Hoe Kotmaster helpt

Kotmaster neemt het opvolgen van betalingen grotendeels uit handen. Via de bankkoppeling worden binnenkomende betalingen automatisch aan de juiste huurder gekoppeld, zodat je meteen ziet wie betaald heeft en wie niet. Betalingen worden automatisch opgevolgd met herinneringen, ook via je eigen WhatsApp Business-account naar huurders en, waar dat afgesproken is, hun ouders. Aan de ingebouwde AI-assistent vraag je gewoon: “Wie heeft de huur van november nog niet betaald?” Contracten laat je digitaal ondertekenen met itsme®, en alle documenten per kot staan centraal bij elkaar, handig als je een dossier voor de vrederechter moet samenstellen. Kotmaster koppelt bovendien met Odoo, Exact Online, Octopus en Billit voor je boekhouding. Bekijk de functies of neem contact op voor een demo.

Deze gids geeft algemene informatie over de Vlaamse regels bij onbetaalde huur voor een kot en is geen juridisch advies. Twijfel je over een concrete situatie, raadpleeg dan een advocaat, jurist of je eigenaarsvereniging.