Enregistrer un bail via MyRent : qui, quand et comment

Pourquoi faut-il enregistrer un bail ?

L'enregistrement est une obligation légale prévue par le Code des droits d'enregistrement, d'hypothèque et de greffe. Le SPF Finances inscrit le bail et lui confère ainsi une date certaine. Cela a des conséquences concrètes. Un nouveau propriétaire doit respecter un bail enregistré, ce qui protège votre locataire si vous vendez le bien. À l'inverse, en tant que bailleur, vous perdez des droits importants si vous n'enregistrez pas, surtout pour les baux de résidence principale.

L'obligation s'applique à tous les baux portant sur un bien immobilier : une maison familiale, un studio, un appartement et aussi une chambre d'étudiant. Les autorités flamandes confirment expressément que les baux étudiants doivent eux aussi être enregistrés.

Qui enregistre, dans quel délai et à quel coût ?

L'obligation incombe au bailleur. Pour un bien exclusivement affecté au logement, le locataire peut aussi faire enregistrer le bail lui-même, mais il n'y est pas tenu. En tant que bailleur, c'est donc vous qui êtes responsable, même si votre locataire propose de s'en charger. Le délai et le coût dépendent de l'affectation du bien : logement ou autre.

• Logement (exclusivement affecté à l'habitation) : dans les deux mois de la signature.
• Autres baux (bien commercial, usage mixte, garage ou emplacement de parking loué séparément) : dans les quatre mois de la signature.
• Si le dernier jour tombe un week-end ou un jour férié, le délai est reporté au premier jour ouvrable suivant.
• Le délai court à partir de la signature, et non du début de la location. Si un étudiant signe en avril pour un kot à partir de septembre, vous enregistrez donc au plus tard en juin.
• Bail portant sur un logement, y compris un kot ou un studio : gratuit.
• État des lieux d'un logement : gratuit, si vous le déposez en même temps que le bail ou ultérieurement avec une preuve que le bail est déjà enregistré.
• Autres baux : un droit d'enregistrement de 0,2 % sur le total des loyers et charges pour toute la durée du bail, avec un minimum de 50 €.
• État des lieux d'un bien non résidentiel : 50 €.
• Celui qui est redevable de droits d'enregistrement et paie en retard s'expose à une amende. Pour les logements, il n'y a pas de droits, mais le délai de deux mois reste d'application.

Que se passe-t-il si vous n'enregistrez pas le bail ?

La conséquence principale découle du décret flamand sur la location d'habitations (Vlaams Woninghuurdecreet). Pour un bail de résidence principale (un bail de neuf ans ou un bail de courte durée de trois ans maximum), tant que le bail n'est pas enregistré après le délai de deux mois, le locataire peut résilier sans délai de préavis et sans indemnité de résiliation. Normalement, un délai de préavis de trois mois s'applique, ainsi qu'une indemnité au cours des premières années. Un enregistrement oublié rend donc votre location incertaine.

Pour un bail étudiant, cette faculté de résiliation libre n'existe pas : le titre III du décret ne la prévoit pas. L'obligation d'enregistrement reste toutefois d'application et, pour un kot aussi, l'enregistrement confère au bail une date certaine à l'égard des tiers, par exemple un acquéreur du bien.

Si vous êtes en retard, vous pouvez toujours enregistrer. Pour un bail de résidence principale, la faculté de résiliation libre du locataire prend fin dès que le bail est enregistré.

MyRent : l'enregistrement en ligne depuis le 20 mars 2025

MyRent est l'application en ligne du SPF Finances pour faire enregistrer les baux, états des lieux et autres documents locatifs. Depuis le 20 mars 2025, l'enregistrement via une plateforme numérique agréée est la norme, sur la base de l'arrêté royal du 31 janvier 2025. Pour les particuliers, il s'agit de MyRent, accessible via MyMinfin. Les professionnels de l'immobilier utilisent souvent MyRent Pro, une variante professionnelle développée en collaboration avec le SPF Finances.

L'enregistrement sur papier reste possible dans des cas limités. Les personnes physiques sans numéro d'entreprise peuvent enregistrer par la poste, au moyen d'un formulaire du SPF Finances. Toute personne disposant d'un numéro d'entreprise, par exemple une société immobilière, doit enregistrer en ligne, sauf en cas de force majeure ou si la plateforme ne fonctionne pas techniquement. Lors de l'enregistrement en ligne, MyRent demande aussi des données telles que le numéro de registre national des parties.

Pas à pas : enregistrer un bail dans MyRent

La procédure ne prend que quelques minutes si vous avez toutes les données sous la main :

• Connectez-vous à MyMinfin avec votre lecteur de carte eID ou l'application itsme®.
• Choisissez l'application MyRent pour faire enregistrer un bail et lancez une nouvelle demande pour soumettre un contrat.
• Complétez les données demandées : parties, adresse du bien, type de bail, date de signature, date de début, durée, loyer et charges.
• Joignez le bail signé au format PDF, éventuellement avec l'état des lieux et d'autres annexes.
• Envoyez la demande. Vous pouvez ensuite consulter le bail enregistré parmi vos baux dans MyMinfin.
• Conservez la confirmation dans votre dossier locatif, afin de pouvoir la produire en cas de litige ultérieur.

Quels documents et données vous faut-il ?

Veillez à ce que le bail lui-même soit complet. Le SPF Finances exige que le bail contienne au minimum les éléments suivants :

• Nom, prénom, date de naissance et adresse de toutes les parties, ou le numéro d'entreprise pour une société.
• L'adresse complète et une description du bien loué.
• La date de début, la durée et le loyer.
• La date de signature et les signatures de toutes les parties.
• Un PDF du bail signé. Vous pouvez aussi télécharger un bail signé numériquement ; le SPF Finances mentionne expressément la signature avec l'eID.
• L'état des lieux d'entrée, si vous le faites enregistrer en même temps. Pour en savoir plus, lisez notre guide sur l'état des lieux d'un kot.

Les erreurs fréquentes lors de l'enregistrement

La plupart des problèmes d'enregistrement n'ont rien à voir avec MyRent, mais avec le timing et l'exhaustivité. Soyez particulièrement attentif aux points suivants :

• Attendre le début de la location. Pour les kots, on signe souvent des mois à l'avance, mais le délai de deux mois court à partir de la signature.
• Supposer que le locataire enregistrera. L'obligation vous incombe en tant que bailleur.
• Oublier l'état des lieux. Il doit lui aussi être enregistré et, avec le bail, c'est gratuit pour un logement.
• Télécharger un bail incomplet. Des dates de naissance, adresses ou signatures manquantes entraînent des retards.
• Ne pas enregistrer un nouveau bail. Si vous signez un nouveau bail avec le même étudiant pour l'année académique suivante, il s'agit d'un nouveau bail que vous devez à nouveau faire enregistrer.
• Ne pas conserver de preuve. Gardez la confirmation dans votre dossier locatif.

État des lieux et enregistrement à Bruxelles

N'oubliez pas l'état des lieux. Le bailleur doit lui aussi le faire enregistrer et, pour un logement, c'est gratuit s'il est déposé avec le bail ou avec une preuve d'enregistrement du bail. Un bon état des lieux est en outre la base pour régler correctement la garantie locative au départ du locataire.

Si vous louez à Bruxelles, par exemple un kot à proximité des hautes écoles et universités (voir gestion de kots à Bruxelles), le SPF Finances reste compétent pour l'enregistrement. Là aussi, les baux d'habitation conclus depuis le 1er janvier 2025 doivent être enregistrés dans les deux mois, gratuitement. Bruxelles a toutefois ses propres règles en matière de bail : pour le contenu du contrat, référez-vous au Code bruxellois du Logement.

Comment Kotmaster vous aide pour l'enregistrement via MyRent

Avec Kotmaster, vous enregistrez vos baux et états des lieux en un clic via MyRent du SPF Finances, sans devoir ressaisir toutes les données. Vous établissez le bail à partir d'un modèle et le faites signer numériquement avec itsme®. L'état des lieux se fait avec des photos sur votre smartphone, à l'entrée comme à la sortie. Tous les documents sont centralisés par locataire et par kot. Curieux de savoir comment cela fonctionne pour vos biens ? Contactez-nous ou consultez les questions fréquentes.

Ce guide fournit des informations générales et ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Vérifiez les règles en vigueur sur le site du SPF Finances ou consultez un spécialiste.