Loyer impayé pour un kot : que peut faire le bailleur ?

Prévenir les arriérés par des accords clairs

Beaucoup de problèmes de paiement naissent d'accords flous. Précisez dans le bail combien l'étudiant paie, sur quel compte et pour quand. Le contrat type flamand pour les logements étudiants prévoit par exemple que le loyer doit être payé au plus tard dans les cinq jours calendrier suivant le début du mois de location, par virement avec une communication que vous complétez vous-même. Ce que le contrat doit encore contenir, vous le lirez dans notre guide sur le bail pour un kot.

• Échéance fixe : une date par mois, de préférence la même pour tous les kots, afin de voir immédiatement qui est en retard.
• Communication fixe par kot et par locataire, afin que chaque paiement soit attribué sans doute possible au bon étudiant.
• Ordre permanent ou domiciliation : proposez à l'étudiant, ou à la personne qui paie le loyer, de mettre en place un ordre permanent ou de signer une domiciliation. Le paiement ne dépend alors plus d'une démarche mensuelle.
• Sachez qui paie : si les parents paient le loyer, notez de quel compte proviennent les paiements. Cela évite la confusion, mais ne fait pas pour autant des parents une partie au contrat.
• Suivez dès les premiers jours après l'échéance : plus vite vous remarquez un paiement manqué, plus l'arriéré est faible et plus la discussion est facile.
• Calculez correctement : si vous adaptez le loyer par indexation, vérifiez le calcul. Un montant contesté affaiblit chaque rappel. Voir calculer l'indexation du loyer.

Parlez d'abord avec l'étudiant

Un paiement manqué n'est pas toujours de la mauvaise volonté. Une allocation d'études versée tardivement, un job étudiant qui disparaît ou un problème familial : une courte conversation suffit souvent pour savoir où vous en êtes. Demandez ce qui se passe et quand l'étudiant pourra payer. Si vous convenez d'un plan de paiement, mettez-le par écrit, par exemple dans un e-mail reprenant les montants et les dates.

Les étudiants en difficulté financière peuvent s'adresser au service social de leur établissement d'enseignement. À la KU Leuven, par exemple, le service aux étudiants (Stuvo) propose une avance sur l'allocation d'études lorsque son paiement tarde, une allocation propre et un prêt sans intérêt. D'autres universités et hautes écoles disposent de services aux étudiants similaires. N'hésitez pas à les mentionner à l'étudiant : cela l'aide, et cela vous aide à percevoir votre loyer.

Selon vlaanderen.be, le locataire et le bailleur peuvent aussi essayer d'apurer l'arriéré avec l'aide du CPAS (OCMW). Le CPAS peut demander à cet effet une intervention du Fonds de lutte contre les expulsions lorsqu'il accompagne un locataire dans le remboursement de loyers impayés. C'est le CPAS qui décide si c'est possible dans un cas concret.

Du rappel à la mise en demeure par lettre recommandée

Si le paiement n'arrive toujours pas, construisez le suivi étape par étape. Vous laissez ainsi chaque fois une chance à l'étudiant tout en constituant un dossier qui convaincra plus tard le juge de paix. L'Autorité flamande souligne elle-même qu'un système clair comportant plusieurs avertissements avant une demande de résolution permet de présenter un dossier plus solide.

Intérêts. En cas de retard de paiement d'une dette de somme d'argent comme le loyer, des intérêts au taux légal sont dus à partir du jour de la mise en demeure, sauf si la loi ou le contrat les fait courir de plein droit (article 5.240 du Code civil). Votre mise en demeure par recommandé fait donc aussi courir les intérêts. Vous pouvez prévoir dans le contrat vos propres intérêts de retard ou une indemnité forfaitaire, mais le juge peut réduire une telle clause si elle est manifestement déraisonnable. Il ne peut toutefois pas ramener des intérêts de retard convenus en dessous des intérêts légaux. Le SPF Finances publie chaque année le taux d'intérêt légal.

• Rappel aimable, peu après l'échéance : par e-mail ou message, avec le montant, le mois et la communication.
• Rappel formel : si le premier reste sans effet, envoyez-en un second avec une date limite concrète et l'indication que vous entreprendrez sinon d'autres démarches.
• Mise en demeure par lettre recommandée : une lettre recommandée dans laquelle vous exigez clairement le paiement, avec un aperçu des mois impayés, le montant total, un délai raisonnable et le numéro de compte. Vlaanderen.be cite expressément le courrier recommandé comme moyen de sommer un locataire en cas de défaut de paiement, et l'envoi recommandé vous donne une preuve de l'envoi et de la date.
• Étape suivante : si le paiement n'arrive toujours pas, vous pouvez demander une conciliation ou entamer une procédure devant le juge de paix.

Ce que le bailleur ne peut pas faire

Aussi frustrant que soit un arriéré, il est exclu de se faire justice soi-même. Le bailleur ne peut pas expulser lui-même le locataire et ne peut pas non plus résoudre lui-même le contrat. En outre, vous devez assurer à l'étudiant la jouissance paisible du kot pendant toute la durée du bail. Cette obligation, prévue à l'article 1719 de l'ancien Code civil, s'applique aussi à la location étudiante. Le bailleur qui intervient malgré tout viole lui-même le contrat et affaiblit sa position devant le juge de paix. Ce qui suit est donc interdit :

• Changer les serrures ou empêcher de toute autre manière l'étudiant d'accéder au kot.
• Couper l'électricité, le chauffage, l'eau ou internet pour faire pression.
• Enlever, retenir ou mettre dehors les affaires de l'étudiant.
• Entrer dans le kot sans autorisation, sauf en cas de force majeure.
• Considérer le contrat comme terminé, même sur la base d'une clause qui le résoudrait automatiquement en cas de défaut de paiement. Une telle clause n'est pas valable.
• Faire expulser l'étudiant sans jugement. Une expulsion n'a lieu que sur la base d'un jugement, exécuté par un huissier de justice.

Résolution : seul le juge de paix décide

En tant que bailleur, vous ne pouvez pas résilier anticipativement un bail étudiant. En cas de manquement, comme des arriérés de loyer, vous pouvez en revanche demander la résolution du contrat au juge de paix. Une clause qui résout automatiquement le contrat en cas de défaut de paiement, une clause résolutoire expresse, est interdite par l'article 1762bis de l'ancien Code civil et ne s'applique donc pas. Pour en savoir plus sur la fin d'un bail de kot, consultez notre guide sur le bail pour un kot.

Le décret ne précise pas à partir de combien de mois d'arriérés le juge résout le contrat. En principe, le juge accorde d'abord au locataire un délai pour s'acquitter malgré tout de ses obligations. Selon vlaanderen.be, il est généralement admis que les juges de paix prononcent la résolution du bail dès qu'il y a trois mois d'arriérés de loyer. Il s'agit d'une règle pratique, pas d'un seuil légal.

Si le contrat est résolu par la faute de l'étudiant, l'article 1760 de l'ancien Code civil l'oblige à payer le loyer pendant le temps nécessaire à la relocation du kot, en plus des loyers impayés et d'éventuels dommages et intérêts.

Surveillez aussi la date de fin. Un bail étudiant prend fin automatiquement à la date d'échéance prévue au contrat. Si le contrat se termine bientôt, il suffit parfois de réclamer uniquement le paiement des arriérés. Si l'étudiant reste dans le kot après la date d'échéance contre votre volonté, vous ne pouvez pas davantage le mettre dehors vous-même.

La procédure devant le juge de paix

Les litiges relatifs à un bail étudiant relèvent toujours du juge de paix du lieu où se situe le kot, quel que soit le montant. Une clause d'arbitrage dans le contrat est nulle. Si vous utilisez le contrat type flamand, vous convenez en outre de soumettre d'abord un litige au service logement de l'établissement d'enseignement avant de saisir le tribunal.

Avant d'entamer une procédure, vous pouvez demander une conciliation amiable. Pour ce faire, vous déposez au greffe de la justice de paix une simple requête décrivant le litige. Cette procédure de conciliation est gratuite, et les parties ne sont pas obligées de comparaître ni de conclure un accord. Si vous trouvez un accord, le juge dresse un procès-verbal de conciliation qui a force de jugement. Dans une procédure ordinaire aussi, le juge de paix tente toujours d'abord de concilier les parties. Ce n'est qu'en cas d'échec que l'affaire est examinée au fond.

Vous entamez une procédure par une requête que vous déposez au greffe, vous-même ou par l'intermédiaire d'un avocat, ou par une citation signifiée par un huissier de justice. À peine de nullité, la requête doit notamment mentionner la date, le nom, la date de naissance et le domicile de vous-même et de l'étudiant, l'objet et un bref résumé de votre demande, ainsi que votre signature. Vous y joignez un certificat de domicile et de date de naissance de l'étudiant et une attestation de composition de ménage, délivrés par l'administration communale. Comme le kot n'est pas la résidence principale de l'étudiant, son domicile est généralement l'adresse de ses parents.

Dans la requête, vous indiquez ce que vous demandez : le paiement des loyers impayés avec intérêts, le cas échéant la résolution et l'expulsion, la libération de la garantie locative en votre faveur et la condamnation de l'étudiant aux dépens. Une procédure entraîne des frais, comme le droit de mise au rôle et une contribution au fonds budgétaire relatif à l'aide juridique de deuxième ligne ; le juge décide dans son jugement qui les supporte. Le greffier convoque les parties par pli judiciaire à une audience dans les quinze jours de l'inscription de la requête au rôle. Une expulsion ne peut en principe être exécutée qu'un mois après la signification du jugement, et l'huissier informe l'occupant de la date effective au moins sept jours calendrier à l'avance.

Apportez à l'audience toutes vos pièces, numérotées et accompagnées d'un inventaire. Les justices de paix recommandent notamment :

• le bail et la preuve de son enregistrement (voir enregistrer un bail via MyRent) ;
• l'état des lieux et la preuve de la garantie locative ;
• vos rappels et la mise en demeure par lettre recommandée ;
• un aperçu chronologique des loyers échus et de tous les paiements (partiels).

Garantie locative, parents et caution

La garantie locative sert à garantir les obligations de l'étudiant, y compris le paiement du loyer. Le moment où vous pouvez réellement l'utiliser dépend de l'endroit où elle se trouve. Sur un compte bloqué au nom de l'étudiant, la banque ne libère l'argent que sur la base d'un accord écrit des deux parties, établi au plus tôt à la fin du bail, ou d'une décision judiciaire. Vous pouvez donc demander au juge de paix de libérer la garantie en votre faveur. Si la garantie se trouve sur votre propre compte, vous imputez les loyers impayés à la fin du bail et contestez la restitution par lettre recommandée dans les trois mois suivant le départ de l'étudiant. Plafonnée à deux mois de loyer, la garantie couvre d'ailleurs rarement un arriéré important. Plus d'informations dans notre guide sur la garantie locative pour un kot.

Les parents ne sont pas automatiquement parties au bail de leur enfant, même lorsqu'ils paient le loyer. Si vous voulez pouvoir vous adresser directement à eux, ils doivent s'y être engagés, par exemple en cosignant le contrat ou en se portant caution. Le contrat type flamand prévoit que le représentant légal de l'étudiant peut être repris dans le bail. Si l'étudiant est mineur, il est de préférence représenté par ses parents ou son tuteur lors de la conclusion du contrat.

Pour les baux de résidence principale, le décret prévoit expressément que la garantie peut aussi prendre la forme d'un cautionnement par une personne physique, avec l'accord du bailleur. Le régime de la location étudiante ne mentionne pas cette forme : il y est question d'une somme d'argent ou d'une sûreté réelle auprès d'une institution financière, de deux mois de loyer au maximum. Si vous souhaitez prévoir un cautionnement par les parents, faites vérifier la formulation par un juriste afin qu'elle ne soit pas contraire aux règles impératives de la location étudiante.

Huissier de justice, exécution et prescription

Un huissier de justice intervient à deux moments : pour citer l'étudiant si vous n'entamez pas la procédure par requête, et pour signifier et exécuter le jugement. Si l'étudiant ne paie toujours pas après le jugement, l'huissier peut procéder à l'exécution forcée, par exemple en pratiquant une saisie. Il exécute aussi un jugement d'expulsion, dans les délais mentionnés plus haut.

N'attendez pas trop longtemps. Selon vlaanderen.be, le bailleur ne peut plus réclamer le paiement des arriérés de loyer après cinq ans. Ce délai découle de l'article 2277 de l'ancien Code civil, qui s'applique à tout ce qui est payable par année ou à des termes périodiques plus courts, comme un loyer mensuel. En pratique, un petit arriéré est en outre beaucoup plus facile à régler qu'un gros.

Ce guide porte sur les kots en Flandre. Bruxelles et la Wallonie ont leurs propres règles pour la location étudiante : Bruxelles dans le Code bruxellois du Logement, la Wallonie dans le décret wallon du 15 mars 2018 relatif au bail d'habitation. Là aussi, les litiges locatifs relèvent du juge de paix, mais les règles relatives notamment à la garantie et à la procédure diffèrent. Si vous louez dans l'une de ces régions, vérifiez séparément les règles qui s'y appliquent.

Comment Kotmaster vous aide

Kotmaster vous décharge de l'essentiel du suivi des paiements. Grâce à la connexion bancaire, les paiements entrants sont automatiquement attribués au bon locataire, de sorte que vous voyez immédiatement qui a payé et qui ne l'a pas fait. Les paiements sont suivis automatiquement avec des rappels, y compris via votre propre compte WhatsApp Business, aux locataires et, lorsque c'est convenu, à leurs parents. Il vous suffit de demander à l'assistant IA intégré : « Qui n'a pas encore payé le loyer de novembre ? » Les contrats sont signés numériquement avec itsme®, et tous les documents de chaque kot sont centralisés, ce qui est pratique pour constituer un dossier pour le juge de paix. Kotmaster se connecte en outre à Odoo, Exact Online, Octopus et Billit pour votre comptabilité. Découvrez les fonctionnalités ou contactez-nous pour une démo.

Ce guide fournit des informations générales sur les règles flamandes en matière de loyers impayés pour un kot et ne constitue pas un avis juridique. En cas de doute sur une situation concrète, consultez un avocat, un juriste ou votre association de propriétaires.