État des lieux d'un kot : plan par étapes pour bailleurs

Que dit la loi sur l'état des lieux ?

Le Vlaams Woninghuurdecreet (décret flamand sur la location d'habitations) déclare expressément applicables à la location étudiante les règles relatives à l'état des lieux des logements loués. Le locataire et le bailleur sont tenus d'établir un état des lieux détaillé, contradictoirement (donc ensemble) et à frais communs.

Si vous l'établissez vous-mêmes, l'étudiant et vous, l'état des lieux ne coûte rien. Si vous faites appel ensemble à un expert, vous partagez les frais ; l'étudiant paie alors au maximum la moitié, et il peut demander la facture pour le vérifier. Si vous ne parvenez pas à vous mettre d'accord, la partie la plus diligente peut demander au juge de paix de désigner un expert. Cette demande doit être introduite avant l'expiration du délai d'un mois dans lequel l'état des lieux doit être établi.

L'état des lieux constitue la base du décompte de la garantie locative à la fin du bail. Il mérite donc autant d'attention que le bail lui-même.

Timing : entrée, en cours de bail et sortie

Un état des lieux intervient à trois moments, chacun avec ses propres règles.

• Entrée : obligatoire, à établir pendant que le kot est inoccupé ou au cours du premier mois pendant lequel l'étudiant peut disposer du kot. Ensuite, il est trop tard.
• En cours de bail : si des modifications importantes sont apportées pendant la location, par exemple un nouveau coin cuisine ou une rénovation, chaque partie peut exiger un avenant à l'état des lieux. Cet avenant est lui aussi établi ensemble, signé et enregistré. Si un occupant quitte un bail partagé, un état des lieux intermédiaire aide à attribuer correctement les dégâts.
• Sortie : si l'une des parties le demande, un état des lieux détaillé est établi ensemble à la fin du bail, au plus tard au moment de la remise des clés. Si vous ne parvenez pas à vous mettre d'accord, un expert peut être désigné au moyen d'une requête adressée au juge de paix, à introduire dans le mois qui suit la libération des lieux.

Que décrire, pièce par pièce ?

Détaillé signifie précis : une mention vague comme « en bon état » ne suffit pas. Décrivez pour chaque élément l'état, le matériau et les éventuels défauts, avec leur emplacement et leur taille. Utilisez cette check-list comme base :

• Chambre ou studio : sol, murs et plafond, porte et serrure, fenêtres, appuis de fenêtre et habillage de fenêtre, éclairage, prises, chauffage, détecteur de fumée.
• Mobilier et inventaire : lit et matelas, bureau, chaise, armoires, étagères, réfrigérateur, avec le nombre et l'état de chaque pièce.
• Sanitaires : lavabo, douche ou baignoire, toilette, robinets, joints et silicones, miroir, ventilation.
• Cuisine ou kitchenette : taque de cuisson, four ou micro-ondes, hotte, évier et plan de travail, armoires, appareils et leur fonctionnement.
• Parties communes mentionnées dans le contrat, comme la cuisine commune, les couloirs ou le local vélos.
• Relevés des compteurs d'eau, d'électricité et de gaz, si vous les facturez séparément.
• Clés et badges : nombre et type de chaque clé, badge ou télécommande que vous remettez.

Les photos comme preuve

La loi n'impose pas de photos, mais elles renforcent considérablement votre état des lieux. Une description comme « griffe sur le bureau » laisse place à la discussion ; une photo datée montrant la griffe, non. Prenez une photo d'ensemble par pièce, puis des photos de détail de chaque défaut. Travaillez toujours dans le même ordre, par exemple dans le sens des aiguilles d'une montre en partant de la porte : vous manquerez moins de détails et pourrez comparer plus rapidement l'état des lieux de sortie.

Veillez à ce que les photos fassent clairement partie de l'état des lieux : renvoyez à la photo dans le texte, ajoutez les photos au document que les deux parties signent et conservez-les avec leur date. À la sortie, prenez des photos sous les mêmes angles, afin de pouvoir facilement comparer l'état au début et au départ.

Signature et enregistrement

Pour être valable, l'état des lieux doit être daté et signé par les deux parties. Laissez aussi l'étudiant ajouter explicitement ses remarques s'il n'est pas d'accord sur un point, et intégrez-les dans le document avant de signer.

L'état des lieux d'entrée est annexé au bail et enregistré. L'obligation d'enregistrement incombe au bailleur. Pour un bien exclusivement affecté au logement, l'enregistrement est gratuit. Il peut se faire en même temps que le bail ou plus tard, en ligne via MyRent du SPF Finances. Pour savoir comment cela fonctionne, consultez notre guide enregistrer un bail via MyRent.

Comment les dégâts sont-ils évalués au départ ?

L'étudiant répond des dégradations et des pertes survenues pendant le bail, à moins qu'il ne prouve qu'elles ont eu lieu sans sa faute. Il doit restituer le kot tel qu'il l'a reçu selon l'état des lieux d'entrée, à l'exception de ce qui a été usé ou endommagé par vétusté ou force majeure et des réparations qui sont à charge du bailleur.

En pratique, vous comparez donc point par point l'état des lieux de sortie à l'état des lieux d'entrée. L'usure normale après une année académique, comme de légères traces d'usage sur un sol, ne peut pas être facturée. Les véritables dégâts locatifs, si : une brûlure dans le plan de travail, des trous dans le mur ou une fenêtre cassée. Vous facturez les frais sur la base d'un devis, d'une facture ou d'une estimation par un expert. Si vous ne réparez pas, une indemnité pour moins-value est possible. Des montants forfaitaires de dégâts fixés à l'avance dans le contrat, indépendamment du dommage réel, ne sont pas indiqués.

Pour les parties communes, c'est plus délicat, car il n'en existe souvent pas d'état des lieux détaillé. Selon la FAQ de Wonen in Vlaanderen (l'agence flamande du logement), les montants des dégâts qui ne peuvent pas être attribués à un seul occupant sont en pratique répartis entre le nombre de locataires, en tenant compte de celui qui démontre qu'il ne peut pas avoir causé les dégâts. Un état des lieux de ces espaces au début du bail rend cette répartition plus équitable.

Plan par étapes pour l'état des lieux d'un kot

Avec ces étapes, vous établissez un état des lieux qui tient la route en cas de discussion :

• 1. Planifiez à temps : convenez d'un moment avant l'emménagement ou au plus tard au cours du premier mois.
• 2. Préparez le kot : nettoyez, testez tous les appareils et notez les relevés des compteurs.
• 3. Faites le tour ensemble : décrivez pièce par pièce à l'aide de la check-list ci-dessus.
• 4. Photographiez : photos d'ensemble par pièce et photos de détail de chaque défaut.
• 5. Notez les clés et l'inventaire : nombre, type et état.
• 6. Faites ajouter les remarques et intégrez-les avant la signature.
• 7. Datez et signez avec les deux parties, et remettez une copie à l'étudiant.
• 8. Enregistrez l'état des lieux en même temps que le contrat ou plus tard via MyRent.
• 9. Recommencez au départ : même ordre et mêmes angles de prise de vue, au plus tard lors de la remise des clés.
• 10. Comparez et faites le décompte : mettez l'entrée et la sortie côte à côte et documentez chaque retenue.

Erreurs fréquentes lors d'un état des lieux

La plupart des discussions sur les dégâts locatifs portent en réalité sur un état des lieux d'entrée insuffisant. Voici les erreurs que l'on rencontre souvent :

• Établir l'état des lieux seulement après le premier mois, ou pas du tout.
• Utiliser des termes vagues comme « bon état » ou « usage normal » sans détails.
• Ne pas prendre de photos, ou prendre des photos non datées qui ne sont pas liées au document.
• Ne pas dater le document ou ne pas le faire signer par les deux parties.
• Laisser l'étudiant remplir seul le document, au lieu de l'établir ensemble.
• Oublier les parties communes, les relevés des compteurs ou les clés.
• Répercuter entièrement les frais d'un expert sur l'étudiant, alors qu'ils doivent être partagés.
• Ne pas enregistrer l'état des lieux.

Comment Kotmaster vous aide

Avec Kotmaster, vous réalisez l'état des lieux numérique sur votre smartphone, avec des photos par pièce, aussi bien à l'entrée qu'à la sortie. L'état des lieux est signé numériquement et vous l'enregistrez avec le contrat en un clic via MyRent. Tout est classé dans la gestion documentaire centralisée de chaque kot, de sorte qu'au départ, vous retrouvez immédiatement l'état initial. Découvrez les fonctionnalités, voyez comment cela fonctionne pour les propriétaires de kots à Anvers ou à Hasselt, ou consultez les questions fréquentes.

Ce guide fournit des informations générales sur les règles flamandes relatives aux états des lieux en matière de location étudiante et ne constitue pas un avis juridique. En cas de doute sur une situation concrète, consultez un juriste, un expert ou votre association de propriétaires.